Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu ở Thư viện Học viện Lục quân

Trong đó, yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các nhân tố hoá học đều có thể gây hư hại đến sách báo, tài liệu; các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho, bảo quản sách báo, tài liệu không hợp lí cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của thư viện.

Lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của thư viện là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ thư viện, nhằm bảo vệ, giữ gìn, phòng ngừa và loại trừ các yếu tố gây hại cho sách báo, tài liệu do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Chính vì vậy đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, quyết định sự tồn tại và phát triển thư viện. Nếu công tác lưu giữ, bảo quản được thực hiện tốt, sách báo, tài liệu tăng tuổi thọ, tăng giá trị sử dụng, đảm bảo luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ tốt.

Trong những năm qua, công tác lưu giữ, bảo quản tài liệu thư viện luôn được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo sâu sát của Ban Giám đốc Học viện, trực tiếp là Cấp ủy, Chỉ huy Phòng Thông tin khoa học quân sự; cán bộ, nhân viên thư viện nhận thức sâu sắc ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của thư viện nên được duy trì, tổ chức thực hiện thường xuyên, nền nếp. Hiện nay, Thư viện Học viện Lục quân đang lưu giữ, bảo quản các loại sách báo, tài liệu tại các kho gồm có:

Công tác xử lý tài liệu của thư viện

Thư viện Học viện hiện có trên 75.000 đầu sách các loại. Để bảo quản tốt nguồn tài nguyên, Thư viện đã lắp hệ thống báo cháy, trang bị các bình chữa cháy, các máy lọc không khí, máy hút bụi; hằng quý, xây dựng Kế hoạch Bảo quản thư viện, tập trung vào một số nội dung chính như: Tu bổ, hút bụi, đảo sách trên giá để sách trách mục nát, dán nhãn cho sách mất nhãn, mờ nhãn...; đóng báo lưu để lưu giữ lâu dài các loại báo theo quy định; vệ sinh kho sách, giá sách luôn sạch sẽ; kiểm tra hệ thống điện, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, thông gió, điều kiện về phòng cháy, chữa cháy; thực hiện việc phòng chống côn trùng, chống mối mọt gây nguy hại cho sách báo, tài liệu tại các kho sách. 

Bạn đọc đến thư viện nghiên cứu, học tập

Tuy nhiên, công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của Thư viên Học viện Lục quân còn một số hạn chế, thiếu sót như: nhận thức về công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của một số nhân viên còn đơn giản; không gian để lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu chật hẹp; cơ sở vật chất, kinh phí hạn hẹp nên bảo đảm cho công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu chưa được đầu tư đúng mức; công tác tổ chức thực hiện chưa đồng bộ, có nội dung còn hạn chế.

Để công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu ở thư viện hoạt động nền nếp cần thực hiện một số giải pháp sau:

Một là, đổi mới, nâng cao nhận thức của người làm công tác thư viện và bạn đọc về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, bảo quản sách báo, tài liệu

Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy đơn vị; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và các quy định, hướng dẫn của các cơ quan chức năng về công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu đến cán bộ, nhân viên thư viện và bạn đọc bằng các hình thức trực quan sinh động, giúp cán bộ, nhân viên thư viện và bạn đọc có cái nhìn đúng về giá trị của sách báo, tài liệu trong đời sống xã hội; quan tâm đánh giá đúng mực việc quản lý và sử dụng sách báo, tài liệu; khi mượn và sử dụng sách báo, tài liệu của thư viện phải nâng cao ý thức giữ gìn và bảo quản không được làm rách, mất trang, tẩy xóa, đánh dấu nội dung hoặc làm mất sách, tài liệu của thư viện.

Hai là, xây dựng chính sách lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu hợp lý, hiệu quả

Xây dựng chính sách bảo quản sách báo, tài liệu phải có kế hoạch cụ thể, xác định các yêu cầu và chế độ rõ ràng với sự kết hợp của yếu tố về con người, tài chính, cơ sở vật chất; thu thập thông tin làm cơ sở cho việc xây dựng chính sách thông qua việc nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu của cơ quan mình ở thời điểm hiện tại; có biện pháp xử lý kịp thời đối với những trường hợp thiếu ý thức gây hư hỏng đến tính nguyên vẹn về tình trạng vật lý, nội dung hoặc làm mất sách, tài liệu của thư viện. 

Ba là, tăng cường công tác bảo quản, lưu giữ tài liệu số của thư viện

Để tránh nguy cơ gây mất an toàn dữ liệu hoặc các sự cố về an ninh mạng, cần thực hiện nghiêm túc, tuân thủ chặt chẽ các quy định và quy trình sao lưu dữ liệu theo định kỳ; thực hiện nhiều giải pháp lưu giữ như sao chép dữ liệu vào ổ cứng di động có dung lượng lớn và vào máy trạm được kết nối với máy chủ Thư viện số; có kế hoạch nâng cấp hệ thống máy chủ; bổ sung máy chủ và ổ cứng di động dự phòng có dung lượng lớn để đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu.

Bốn là, tăng cường cải tạo cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu

Tiến hành mở rộng, cải tạo các kho sách có diện tích đủ lớn, sắp xếp bố trí các giá sách trong các kho sách phù hợp; cùng với đó, đầu tư mua sắm bổ sung, thay thế một số trang thiết bị như hệ thống máy thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm... để kiểm soát điều kiện môi trường, không khí trong các kho sách,

Có thể nói, công tác lưu giữ bảo quản sách báo, tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác thư viện trong tình hình hiện nay. Do đó, tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chỉ huy đơn vị là nhiệm vụ cần thiết; quan tâm, chú trọng thực hiện đồng bộ các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu là góp phần kéo dài tuổi thọ của sách báo, tài liệu, gìn giữ được nguồn tài liệu quí hiếm và lưu giữ di sản văn hoá của dân tộc. Mặt khác, thực hiện tốt công tác lưu giữ, bảo quản sách báo, tài liệu còn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của một thư viện./.